Um coordenador de logística hospitalar perde de 30 a 90 segundos por decisão ao alternar entre diferentes telas e relatórios para rastrear uma única amostra ou transporte de paciente. Em um plantão de 12 horas, quantas decisões são adiadas? E qual o custo desse atraso no Tempo Total do Exame (TAT)?
Este não é um mero exercício de matemática, mas a realidade em muitas operações de saúde. A busca incessante por informações fragmentadas gera um gargalo invisível que impacta diretamente a eficiência, a segurança do paciente e a confiança da liderança. É hora de parar de caçar dados e começar a gerenciar o dia de forma estratégica.
A anatomia da dispersão: Onde o tempo é perdido
É crucial diferenciar dois conceitos que, embora interligados, possuem naturezas distintas:
- Dispersão de dados: Refere-se à informação espalhada por múltiplas telas, planilhas e relatórios. É o “onde” da ineficiência, forçando a equipe a um verdadeiro trabalho de detetive para montar o quebra-cabeça de uma operação.
- Latência de decisão: Esta é a consequência direta da dispersão. É a demora para agir, o tempo perdido enquanto se juntam as pistas necessárias para uma deliberação segura. Cada clique extra para mudar de sistema ou abrir uma nova aba representa uma troca de tarefa que rouba tempo e, mais importante, foco.
Esse cenário de busca constante mina a produtividade e eleva os níveis de estresse da equipe, que se sente em uma corrida contra o tempo para simplesmente obter o contexto necessário para agir.
O efeito dominó: Como pequenos atrasos geram grandes impactos
Uma decisão que chega com minutos de atraso pode desencadear uma cascata de problemas operacionais. A fila de coletas e transportes pode estourar, as prioridades se embaralham e a equipe é forçada a entrar em modo de retrabalho: refazer uma ordem de serviço, ligar para a unidade solicitante para justificar a demora, explicar o atraso para a enfermagem.
No final dessa cadeia, o paciente sente o impacto, seja na espera por um exame ou no adiamento de um procedimento. Consequentemente, a liderança perde a confiança nos números do dia, que já não refletem a capacidade real da equipe, mas sim a ineficiência imposta pelas ferramentas.
eTrack: A solução para enxergar o todo e agir com precisão
É neste ponto que a tecnologia de rastreabilidade se torna uma aliada estratégica. O eTrack, da Greiner Bio-One, foi desenhado para eliminar a dispersão e reduzir drasticamente a latência de decisão, centralizando as informações vitais da operação.
Com o eTrack, a gestão de laboratórios e da logística hospitalar ganha ferramentas poderosas para uma visão clara e ação rápida. A plataforma permite o controle de qualidade no processo, a gestão de inventário de materiais e a rastreabilidade completa das informações.
Veja como o eTrack ajuda a enxergar o cenário completo:
- Registro de eventos por etapa: Acompanhar quem fez o quê, onde e quando, cria uma linha do tempo detalhada de cada processo. Isso reduz o “sumiço de contexto” e permite uma análise rápida para identificar a causa raiz de qualquer atraso.
- Exportação de indicadores em CSV: A capacidade de exportar dados de forma simples e rápida viabiliza análises aprofundadas e comparações semanais de desempenho, sem a necessidade de montar planilhas complexas do zero.
- Dashboard “Tudo em Uma Tela”: O novo dashboard do eTrack consolida o fluxo operacional, destaca as exceções que exigem atenção imediata e apresenta o estado geral do dia. A filosofia é simples: visão geral primeiro, com a possibilidade de aprofundar nos detalhes quando necessário. Menos cliques, mais ação. Isso diminui a latência de decisão ao fornecer insights cruciais de forma centralizada.
Rastreabilidade é decidir em tempo real
A verdadeira medida de um sistema de rastreabilidade não está na quantidade de relatórios que ele pode gerar, mas na velocidade e qualidade das decisões que ele permite. Quando o cenário completo cabe em uma única tela, a liderança deixa de ser uma caçadora de dados para se tornar uma gestora proativa do dia. A equipe ganha confiança, a operação flui com mais eficiência e o paciente recebe o cuidado no tempo certo.
Leonardo Lippel Rodrigues
Gerente de Inovação e Tecnologia