Se um laboratório tem um custo de R$8,00 com desperdício a cada 1.000 coletas e realiza 20.000 coletas por mês, quanto dinheiro está sendo perdido em um ano? A resposta – R$1.920,00 – pode parecer pequena à primeira vista, mas revela a ponta de um iceberg de ineficiência que corrói silenciosamente a rentabilidade e a produtividade da operação.
O desperdício de materiais é um dos ralos financeiros mais difíceis de visualizar na gestão da saúde. Ele se esconde em pequenas perdas diárias que, somadas, representam um impacto significativo. Para combatê-lo, é preciso ir além de simplesmente saber “onde está o tubo” e começar a entender onde o dinheiro está vazando.
A Anatomia do Desperdício: Expirados vs. Descartados
Toda perda de material conta uma história. Compreender a sua origem é o primeiro passo para solucionar a causa raiz. De modo geral, o desperdício se divide em duas grandes categorias:
- Materiais Expirados: Indicam uma falha de planejamento ou gestão de estoque. Lotes abertos antes da hora, compras superestimadas ou um sistema de “primeiro que entra, primeiro que sai” (PEPS) ineficaz resultam em produtos que perdem a validade na prateleira.
- Materiais Descartados: Apontam para problemas no processo ou no manuseio. Itens avariados durante o transporte, erros na etiquetagem que inutilizam um kit ou falhas de procedimento durante a coleta são exemplos de desperdício que ocorrem na linha de frente da operação.
O Efeito Dominó: Um Custo Que Vai Além do Financeiro
O impacto de um item descartado ou expirado reverbera por toda a operação. O “efeito dominó” do desperdício inclui:
- Dinheiro que some: O custo direto do material perdido.
- Tempo da equipe: O período gasto para registrar a perda, solicitar reposição e refazer procedimentos.
- Quebra de lote: A necessidade de abrir um novo lote de insumos antes do previsto, bagunçando o controle de inventário.
- Retrabalho: A repetição de tarefas, desde a coleta até o processamento, que consome recursos e aumenta a chance de novos erros.
Transformando Dados em Diagnóstico Operacional
Uma vez que o desperdício é registrado, os dados se tornam um mapa para a melhoria contínua. A análise dos padrões de perda oferece leituras claras sobre os gargalos operacionais:
- Expirados dominam o gráfico? O problema provavelmente está no giro de estoque ou na política de abertura de lotes.
- Descartes por avaria ou erro de etiqueta são mais frequentes? Isso sugere uma necessidade de treinamento focado em manuseio, especialmente se as perdas se concentram em determinados turnos.
- A perda se concentra em uma unidade específica? A causa pode estar na logística de reposição, nas janelas de entrega ou nas condições de armazenamento daquele local.
Como o eTrack Ajuda a Enxergar e Agir
A tecnologia de rastreabilidade é a ferramenta mais eficaz para transformar o desperdício de um problema invisível em um indicador gerenciável. O Greiner Bio-One eTrack oferece uma plataforma completa que permite não apenas registrar, mas diagnosticar e prevenir as perdas.[1]
O aplicativo foi projetado para coletar e rastrear informações detalhadas sobre os materiais usados, incluindo itens, lotes e prazos de validade.[1]
- Registro de eventos por etapa (quem/onde/quando): Cada interação com o material é registrada, desde a entrada no estoque até o uso final. Isso facilita a “autópsia” de cada descarte, permitindo identificar exatamente onde e quando a falha ocorreu.[1]
- Exportação de dados em CSV (item, lote, validade, motivo): Com a capacidade de exportar relatórios detalhados, a gestão pode realizar análises aprofundadas, como a de Pareto, para identificar as poucas causas vitais que respondem pela maior parte do desperdício, ou criar heatmaps para visualizar rapidamente onde as perdas estão concentradas.
- Painel com exceções em destaque: O dashboard do eTrack alerta sobre desvios em tempo real, como picos de expiração em uma determinada unidade de coleta. Isso permite uma ação imediata para redistribuir materiais ou corrigir falhas de processo antes que o prejuízo se acumule.
Rastreabilidade não é sobre ‘onde está o tubo’, é sobre onde o dinheiro está saindo. Ao trazer luz para os custos ocultos do desperdício, a gestão deixa de apenas contar perdas e passa a controlar os processos que as geram, garantindo uma operação mais enxuta, eficiente e financeiramente saudável.
Leonardo Lippel Rodrigues
Gerente de Inovação e Tecnologia